Agile werken in MS Project en edison365

Agile werken in MS Project en edison365

13-06-2018

Bij Microsoft en Agile werken denk je al snel aan Visual Studio en Team Foundation Server, veelgebruikte tools voor scrum en softwareontwikkeling binnen IT-teams. Naast deze zwaargewichten bestaan er binnen het Office 365 platform ook nog andere laagdrempeligere varianten die een vorm van agile werken ondersteunen. In dit blog maak ik de vergelijking tussen twee van deze oplossingen die beide volledig geïntegreerd zijn binnen Project Online: agile in Microsoft Project en de Edison365 Agile App.  Deze eerste heb ik in een eerder blog toegelicht. Wil je meer weten over de werking van de tweede, bekijk kan dit filmpje voor een indruk.

By Sander Bots

 

 

Read more

Voor beide oplossingen geldt dat de agile functionaliteit is ingericht om te functioneren in combinatie met traditionele waterval projectplanning. Voor Agilisten en organisaties die al volledig Agile werken zullen dit niet de oplossingen zijn die ze zoeken. Voor organisaties die echter nog grotendeels worden gedreven door traditioneel watervalprojectmanagent is het een mooie manier om ‘kennis te maken’ met Agile of om beide werelden met elkaar te combineren.

Vastleggen van Sprints

Voor Microsoft Project is het vastleggen van Sprints pas mogelijk nadat je hebt aangegeven dat je het project op een agile-wijze gaat uitvoeren. Deze sprints zijn niet zichtbaar in je projectplanning.

Bij de Agile App van Edison365 is dit wel het geval. Hier definieer je eerst sprints als taken in je projectplanning. Vervolgens geef je aan dat je deze sprints in de Agile App wilt managen.

 1.png

Figuur 1 MS Project: definiëren van sprints via een pop-up

2.png

Figuur 2 Edison365 Agile App: definiëren van sprints in de Gantt Chart

Uiteenrafeling van de sprints 

Microsoft Project biedt geen mogelijkheid tot het uiteenrafelen van sprints in features en user stories. Je definieert een lijst met taken en deze verschijnen vervolgens direct op de backlog. Het is hier wel mogelijk om taken aan de sprint te koppelen via drag and drop.

Edison365 Agile biedt wel de mogelijkheid om user stories of features (de benaming bepaal je zelf) te definieren en de deze verder uit te werken in detailtaken. Middels drag en drop kun je deze snel en eenvoudig aan elkaar koppelen.

3.png

Figuur 3 MS Project: Koppel detailtaken aan sprints

5.png

Figuur 4 Agile App: koppel detailtaken aan user stories en user stories aan sprints

Sprintplanning

Dit is het stuk waar de Agile en Waterval wereld met elkaar ‘botsen’. Storypoints vs. geplande uren,
t-shirt size vs. resourcegebruik. Hierop ga ik in deze blog niet in, maar onderstaande geeft aan wat functioneel gezien de werking is van de oplossingen.

Nu we de details hebben vastgelegd willen we zien wat de impact hiervan is op de projectplanning. Hiervoor gebruiken we de Project Gantt weergave.

5.png

Figuur 5 MS Project: de detailtaken worden getoond in de Gantt chart

6.png

Figuur 6  Agile App: de sprints worden getoond in de projectplanning

Wat we hier zien is dat de projectplanning bij de Agile App niet is veranderd. De taken die je binnen de Agile functionaliteit van MS Project hebt toegevoegd zijn ook toegevoegd in je projectplanning. Ondanks dat we de taken hadden gekoppeld aan sprints die een begin- en einddatum hebben, worden deze vooralsnog niet overgenomen door de detailtaken.

Het Agile Team

Agile werken binnen een traditioneel project vergt nog steeds het koppelen van teams of medewerkers aan taken in de planning. Dit omdat je inzichtelijk moet maken wat de impact op de capaciteit is en anderzijds kennen nog veel organisatie een urenverantwoording. Voor beide Agile oplossingen dien je dan ook een projectteam samen te stellen.

Voor de agile functionaliteit van MS Project kun je volstaan met de Team Resources uit Project Online.  Dit werkt erg prettig als je wel weet welk team de taak gaat oppakken, maar nog niet weet welke persoon. Via de timesheets kunnen de teamleden de taken dan zelf naar zich toe trekken.

Voor de Agile App plan je medewerkers niet in op detailtaken maar op de sprints. Hierdoor kun je met het oog op capaciteitsplanning en tijdschrijven ook werken met Team Resources.  Wil je echter binnen de Agile App de detailtaken aan de medewerkers toekennen dan dien je ook de medewerkers op naam toe te wijzen aan de sprint.

Uiteraard dien je bij het toekennen van de team resources en/of individuele medewerkers wel altijd rekening te houden met de impact die het heeft op doorlooptijden en het geplande werk.

De uitvoering

Binnen de uitvoering van de sprint of het werk zie ik een grote verschillen welke in onderstaande tabel samengevat worden.

table-1.png

7.png

Figuur 7 MS Project: uitvoering via de Sprint Planning View

8.png

Figuur 8 Agile App: uitvoering via het Kanban Board

Wat hier opvalt is dat bij Agile binnen MS Project de projectmanager nog steeds aan zet is, terwijl binnen de Agile App van Edison365 er ook ruimte is voor het projectteam om taken van status te wijzigen. In de praktijk zal dit echter niet echt problematisch zijn omdat je vaak ziet dat deze planningen toch meestal bij stand-up meetings worden bijgewerkt door de projectmanager zelf.

Conclusie

Agile werken binnen een waterval project heeft vele uitdagingen maar biedt ook mogelijkheden. Stel jezelf hierbij de vraag of er bij deze niet-waterval gedreven projectonderdelen Agile wordt gewerkt of dat er sprake is van business agility (snel kunnen aanpassen aan veranderingen) voor het vergroten van de flexibiliteit.

De kracht van de Agile functionaliteit in Microsoft Project is dat je eenvoudig en snel een kanban-bord kan opzetten om visueel krachtig taken in aan sprints te koppelen of van status te veranderen. Het leent zich goed om bekend te raken met bepaalde aspecten van Agile en zal hierdoor snel in de smaak vallen bij fervente Microsoft Project gebruikers. Wat ik in de toekomst graag zou willen zien is dat ook de sprints getoond worden in de planning en dat de hieraan gekoppelde taken direct de start- en einddatum van de sprint meekrijgen.

De Agile App van Edison365 is een meer volwassen Agile tool waarin aspecten als stories, issues, bugs en documentatie een plek krijgen. Je plant de sprints in Microsoft Project en alle bijbehorende details zitten in de afzonderlijke Agile App. Oké, het zijn twee plaatsen die bijgewerkt moeten worden, maar ze bieden allebei de functionaliteiten die je nodig hebt om zowel volledig Waterval als Agile te werken.